Papierlos mittels Unterschriftenpad

Beim langgehegten Traum vom papier­losen Büro möchte man die Zettel­wirtschaft los­werden und sich ganz des Pa­piers ent­le­digen. Eine der stärk­sten Brem­sen bei der Digi­tali­sie­rung war, dass tra­di­tio­nell nur hand­ge­schrie­bene Unter­schrif­ten auf Pa­pier an­er­kannt wur­den.
Allen rechtssicheren Signatur­lösungen ist ge­mein, dass sie eine Unter­schrift mit einem di­gi­ta­len Zer­ti­fi­kat und dem Doku­ment ver­bin­den.

Für den Dokumenten­austausch hat sich das PDF-Format durch­ge­setzt. Es gibt ver­schie­dene Wege, ein PDF elek­tro­nisch zu si­gnie­ren ...

• Digital signieren in PDF-Readern: Einige be­kannte Pro­gram­me, wie z.B. das aus den USA stam­mende Adobe Acrobat oder Foxit Reader, bie­ten Funk­tio­nen zur Ers­tel­lung digi­ta­ler Si­gna­tu­ren. Dabei wird eine ge­zeich­nete oder ein­ge­scannte Unter­schrift (Pixel­bild) mit einem digi­ta­len Zer­ti­fi­kat zu einer di­gi­ta­len Si­gna­tur ver­knüpft. Für diese Funk­tion wird eine kosten­pflich­tige Ver­sion der Soft­ware be­nö­tigt, die ein Abo pro User voraus­setzt.
  
  
• Online-Plattformen: Es gibt einige Online-Dienste wie DocuSign oder Dropbox Sign, eben­falls in den USA an­säs­sig, in die man Doku­mente hoch­laden, elek­tro­nisch si­gnie­ren und on­line ver­walten kann. Nachteil dieser Lö­sun­gen sind die nicht un­er­heb­li­chen, lau­fen­den Kos­ten pro Nut­zer.
  
  
• Open-Source-Programme: Es gibt auch kosten­lose Tools, z.B. ↗OpenPdfSign, mit denen man PDF-Doku­mente digi­tal si­gnie­ren kann. Der größte Nach­teil der kos­ten­lo­sen Soft­ware ist, dass man techni­sches Wis­sen be­nö­tigt und sich sel­ber um die Be­schaf­fung eines digi­talen Zer­tifi­kats küm­mern muss.

Die folgende Lösung benötigt eine Hardware, kann aber ggf. trotzdem die günstigste Lösung sein ...

Viele unserer Kunden nennen als Ihre erste Idee, dass man doch ein­fach auf einem Handy oder Tablet oder einem güns­ti­gen Grafik­tablett unter­schrei­ben könne. Ge­meint ist damit, dass man die Unter­schrift als Bild in ein Doku­ment ein­fügt, so wie man auch andere Bil­der ein­fach ein­fü­gen kann.
Das bloße Pixelbild einer Unter­schrift ist jedoch keine quali­fi­zierte, elek­tro­ni­sche Signa­tur (QES). Im Zweifels­fall hat das Bild keine Rechts­kraft, eben weil jeder eine Unter­schrift ein­scan­nen und be­lie­big ir­gendwo ein­fügen kann.

Der Idealfall ist technisch wesent­lich kom­plexer: Schon das Schrei­ben der Unter­schrift wird bio­metrisch er­fasst, d.h. der genaue Zeit­punkt wird mit­tels eines Zeit­servers fest­ge­stellt und beim Schrei­ben wird die Andruck­kraft und der zeit­liche Ab­lauf des Schreib­vorgangs mit mög­lichst hoher Auf­lösung auf­ge­zeich­net. Mit diesen Infor­ma­tio­nen könnte ein Schrift­sach­verstän­di­ger fest­stellen, ob wirk­lich die Person selbst unter­schrie­ben hat oder ob ein Nach­ahmer eine Fäl­schung ver­sucht hat.

Auf das Thema mit den Unter­schriften­pads waren wir ge­sto­ßen wor­den, als unsere Soft­ware­kunden ab 2010 be­gan­nen nach einer Mög­lich­keit zu su­chen, wie Sie das Unter­schrei­ben von Über­gabe­quit­tun­gen papier­los hand­haben kön­nen.

Wir bieten eine Software zur Schlüsselverwaltung an, mit der man seine ei­ge­nen Schließ­anlagen-Schlüssel und die Schlüssel­übergabe an Per­sonen ver­wal­ten kann. Bei der Über­gabe wird eine Quit­tung er­zeugt, die klas­si­scher­weise aus­ge­druckt und dann auf Papier unter­schrie­ben wurde.

Hier offen­barte sich ein Nach­teil der Ver­wal­tung am Com­puter: Früher hatte man meh­rere Empfän­ger nach­ein­ander auf einer Kartei­karte unter­schrei­ben las­sen, so­lange bis die Karte voll war. Das war sehr platz­spa­rend, weil auf eine kom­pakte Kartei­karte min­des­tens 20 Unter­schrif­ten pas­sen, plus Rück­seite. Am PC fällt je­doch pro Vor­gang ein Aus­druck auf einer DIN-A4-Seite an. Also wurde plötz­lich sehr viel mehr Papier ver­wen­det als vor­her. Das war natür­lich das Gegen­teil von dem, was man sich ge­wünscht hatte.